Deelbare links

Niet alle stakeholders hebben een dare2plan account. Met deelbare links kun je externe partijen uitnodigen om check-ins in te vullen.

🔐Rechten: Deelbare links

Functie	Beheerder	Manager	Auteur	Uitvoerder	Lezer
Links aanmakenNieuwe deelbare links genereren	✓	✓	✗	✗	✗
Links beherenVervaldatum en status beheren	✓	✓	✗	✗	✗
Responses bekijkenAntwoorden van externe stakeholders bekijken	✓	✓	✓	✗	✗

Wat zijn deelbare links?

Een deelbare link is een unieke URL waarmee iemand een check-in kan invullen zonder in te loggen:

• Geen dare2plan account nodig
• Eenmalig gebruik per link
• Optionele vervaldatum
• Responses worden gekoppeld aan de uitnodiging

Link aanmaken

Enkele uitnodiging

1. Open de check-in
2. Ga naar Uitnodigingen
3. Klik op + Uitnodiging aanmaken
4. Kies Externe link
5. Stel optioneel een vervaldatum in
6. Kopieer de gegenereerde link

Bulk uitnodigingen

Voor meerdere externe stakeholders:

1. Open de check-in
2. Ga naar Uitnodigingen
3. Klik op Bulk uitnodigingen
4. Voer het aantal in
5. Stel optioneel een vervaldatum in
6. Download de linkslijst

Link delen

Via e-mail

1. Kopieer de link
2. Plak in je e-mail
3. Voeg context toe:
   • Wie je bent
   • Waarom je feedback vraagt
   • Wanneer je de response verwacht

Via chat

Deel de link via Teams, Slack of andere kanalen. De ontvanger kan direct klikken om te starten.

Via brief of print

De link is een URL. Overweeg:

• QR-code genereren
• Verkorte URL gebruiken
• Duidelijke instructies bijvoegen

Vervaldatum instellen

Waarom vervaldatum?

• Voorkomt laat invullen
• Houdt data actueel
• Beperkt onbedoeld gebruik

Instellen

1. Bij aanmaken: selecteer de vervaldatum
2. Na aanmaken: bewerk de uitnodiging

Wat gebeurt er na vervaldatum?

• De link werkt niet meer
• Bezoekers zien een melding
• Gedeeltelijk ingevulde responses blijven behouden

Uitnodigingen beheren

Overzicht

In het uitnodigingenoverzicht zie je:

Kolom	Beschrijving
Link	De unieke URL
Status	Pending, Accepted, Completed
Vervaldatum	Wanneer de link verloopt
Aangemaakt	Creatiedatum

Statussen

Status	Beschrijving
Pending	Link aangemaakt, nog niet gebruikt
Accepted	Ontvanger is gestart
Completed	Check-in volledig ingevuld
Expired	Vervaldatum verstreken

Link intrekken

1. Vind de uitnodiging in het overzicht
2. Klik op het prullenbak-icoon
3. De link werkt niet meer

Gedeeltelijke responses

Als iemand al is gestart, blijft die response behouden. De link kan niet meer worden gebruikt om verder te gaan.

Responses van externe stakeholders

Anonimiteit

Externe responses zijn gekoppeld aan de uitnodiging, niet aan een persoon:

• Je ziet welke link is gebruikt
• Je ziet niet automatisch wie heeft ingevuld
• De respondent kan zichzelf identificeren in de antwoorden

Identificatie toevoegen

Voeg een vraag toe aan de check-in:

• "Wat is uw naam?"
• "Welke organisatie vertegenwoordigt u?"

Dit is optioneel en afhankelijk van je doelstelling.

Responses bekijken

Externe responses verschijnen in het reguliere resultaatoverzicht:

1. Open de check-in
2. Ga naar Antwoorden
3. Filter op uitnodigingsstatus indien gewenst

Best practices

Duidelijke communicatie

• Leg uit waarom je de check-in stuurt
• Geef aan hoeveel tijd het kost
• Noem de deadline

Beperkte geldigheidsduur

• Stel een realistische vervaldatum
• Stuur een reminder voor de deadline
• Verleng indien nodig

Follow-up

• Bedank voor deelname
• Deel relevante resultaten (geanonimiseerd)
• Geef aan wat je met de feedback doet

Veiligheid

• Deel links alleen met beoogde ontvangers
• Gebruik vervaldatums
• Monitor ongebruikelijke activiteit

Workflow-integratie

Deelbare links kunnen worden getriggerd via workflows:

1. Workflow bereikt stap "Check-in verzenden"
2. Automatisch wordt een uitnodiging aangemaakt
3. De ontvanger krijgt een notificatie of e-mail
4. Na voltooiing gaat de workflow verder

Zie Workflows voor configuratie.

Tips

Testlink

Maak een testlink om zelf de externe ervaring te testen voordat je stuurt naar stakeholders.

Groepering

Maak aparte links per stakeholdergroep (klanten, partners, leveranciers) voor analyse.

Reminder

Plan een reminder halverwege de periode om de respons te verhogen.

Veelvoorkomende problemen

Link werkt niet

Check of de link niet is verlopen of ingetrokken. Maak indien nodig een nieuwe.

Niemand vult in

Stuur een reminder. Overweeg of de timing of vraagstelling verbeterd kan worden.

Te veel responses

Als een link onbedoeld is verspreid, trek hem in en maak nieuwe links voor de beoogde ontvangers.

Zie ook

• Check-ins instellen - Vragenlijsten configureren
• Resultaten bekijken - Antwoorden analyseren
• Workflows - Automatische check-ins