Ga naar hoofdinhoud

Delen en rechten

Een rapport is pas nuttig als de juiste mensen het kunnen zien. Dit artikel beschrijft hoe je rapporten deelt en rechten beheert.

🔐Rechten: Rapport delen
FunctieBeheerderManagerAuteurUitvoerderLezer
Rapport bekijkenGedeelde rapporten openen✓✓✓✓✓
Delen met plannenRapport koppelen aan andere plannen✓✓✗✗✗
Rechten beherenLees- en schrijfrechten toekennen✓✓✗✗✗

Rapport delen

Rapport eigenaarschap​

Elk rapport heeft een eigenaarplan:

  • Het plan van waaruit het rapport is aangemaakt
  • Bepaalt de standaard databron
  • Eigenaren hebben volledige bewerkingsrechten

Delen met plannen​

Maak een rapport beschikbaar voor andere plannen.

Delen instellen​

  1. Open het rapport
  2. Klik op het deel-icoon in de toolbar
  3. Klik op + Plan toevoegen
  4. Selecteer het doelplan
  5. Kies de rol (Eigenaar of Lezer)

Deelrollen​

RolRechten
EigenaarRapport bewerken, data toevoegen, rechten beheren
LezerRapport bekijken, data lezen

Rol wijzigen​

  1. Open de deellijst
  2. Klik op het rol-icoon naast het plan
  3. Schakel tussen Eigenaar en Lezer

Delen opheffen​

  1. Open de deellijst
  2. Klik op het prullenbak-icoon naast het plan
  3. Het plan verliest toegang tot het rapport

Gebruikersrechten​

Naast plandeling bepalen gebruikersrechten wie wat kan doen.

Rechtenniveaus​

NiveauKan rapport zienKan bewerkenKan delen
BeheerderAltijdJaJa
ManagerVia planJaJa
AuteurVia planNeeNee
UitvoerderVia planNeeNee
LezerVia planNeeNee

Via plan​

Gebruikers zien het rapport als:

  • Ze toegang hebben tot een plan dat gekoppeld is aan het rapport
  • EN de rapportenfeature beschikbaar is in hun rol

Rapportrollen​

Voor geavanceerde personalisatie kun je rapportrollen definiëren.

Wat zijn rapportrollen?​

Rapportrollen zijn rollen specifiek voor het rapport die bepalen:

  • Welke data een gebruiker ziet
  • Welke filters standaard worden toegepast

Rapportrol aanmaken​

  1. Open de rapportinstellingen
  2. Ga naar Rollen
  3. Klik op + Rol toevoegen
  4. Geef de rol een naam
  5. Configureer de standaardfilters

Gebruikers toewijzen​

  1. Open de rolconfiguratie
  2. Klik op + Gebruiker toevoegen
  3. Selecteer de gebruiker
  4. De gebruiker ziet data gefilterd op zijn rol

Rolgebaseerde content​

Gebruik de Rollen bouwsteen om content per rol te tonen:

  1. Voeg een Rollen-blok toe
  2. Selecteer de rol
  3. Plaats content binnen het blok
  4. Alleen gebruikers met die rol zien de content

Toegang controleren​

Eigen rechten bekijken​

  1. Open het rapport
  2. Klik op je profielicoon
  3. Je rechten worden getoond

Toegangslijst bekijken​

  1. Open de rapportinstellingen
  2. Ga naar Toegang
  3. Bekijk alle plannen en gebruikers met toegang

Rapporten vinden​

Vanuit een plan​

  1. Open het plan
  2. Ga naar Rapporten
  3. Alle rapporten gekoppeld aan dit plan worden getoond

Vanuit het rapportoverzicht​

  1. Ga naar Rapporten in het hoofdmenu
  2. Alle rapporten waartoe je toegang hebt worden getoond
  3. Filter op plan of zoek op naam

Best practices​

Minimale rechten​

  • Deel alleen met plannen die het rapport nodig hebben
  • Gebruik Lezer-rol tenzij bewerking nodig is

Duidelijke naamgeving​

  • Neem het doelpubliek op in de naam
  • Bijvoorbeeld: "Stuurgroep Q1 - Sales"

Documenteer toegang​

  • Gebruik een annotatie om uit te leggen wie toegang heeft
  • Voorkomt onduidelijkheid over verspreiding

Regelmatige review​

  • Controleer periodiek de toegangslijst
  • Verwijder plannen die geen toegang meer nodig hebben

Veelvoorkomende fouten​

Vergeten te delen

Een rapport dat alleen de maker kan zien heeft beperkte waarde. Deel direct na aanmaken.

Te ruime rechten

Geef niet iedereen Eigenaar-rechten. De meeste gebruikers hebben alleen Lezer nodig.

Gevoelige data

Let op wat je deelt. Rapporten met persoonlijke of financiële data vereisen zorgvuldige toegangscontrole.

Zie ook​