Capaciteitsplanning

De capaciteitsplanning geeft inzicht in de werklast per persoon en per week. Plan inzet, identificeer overbelasting en optimaliseer de verdeling van werk.

🔐Rechten: Capaciteitsplanning

Functie	Beheerder	Manager	Auteur	Bijdrager	Uitvoerder	Lezer
Capaciteit bekijkenWerklastverdeling per persoon bekijken	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Capaciteit registrerenUren/dagen per actie vastleggen	✓	✓	✓	✓	✗	✗
Inzet plannenCapaciteit toewijzen aan personen	✓	✓	✓	✓	✗	✗

Capaciteit in templates

Capaciteitsplanning is een optionele feature per template. De templatebouwer bepaalt of capaciteit beschikbaar is.

Als capaciteit is ingeschakeld, verschijnt er een capaciteitsveld bij elke actie.

Capaciteit registreren

Bij een actie kun je de verwachte tijdsinvestering vastleggen:

1. Open het actiedetailpaneel
2. Zoek het veld Capaciteit (onder toewijzing)
3. Klik om te bewerken
4. Vul het aantal en de eenheid in
5. Klik buiten het veld om op te slaan

Eenheden

Eenheid	Beschrijving	Gebruik
Dagen	Werkdagen	Grote taken, projectwerk
Uren	Klokuren	Precieze planning
FTE	Full-time equivalent	Langdurige allocatie
Uren per week	Terugkerende inzet	Doorlopende taken
Schatting	Ruwe inschatting	Vroege planning

Capaciteit per persoon

Als meerdere personen zijn toegewezen aan een actie, kun je per persoon de verwachte inzet opgeven.

Effort Grid

Het effort grid toont de werklast in een matrix van weken en personen.

Grid openen

• Per plan: Ga naar Capaciteit in het planmenu
• Organisatiebreed: Ga naar Uitvoering → Inzetoverzicht

Weergave

As	Beschrijving
Verticaal	Personen (toegewezen aan acties)
Horizontaal	Weken
Cellen	Totaal geplande uren per persoon per week

Kleurcodering

De cellen krijgen kleur op basis van de werklast:

Kleur	Betekenis	Drempel
Normaal	Acceptabele werklast	< 10 uur
Oranje	Mogelijk te veel	10-20 uur
Rood	Overbelasting	> 20 uur

Waarschuwingsdrempels

De drempels (10 en 20 uur) gaan uit van werk naast reguliere taken. Pas je planning aan als een persoon structureel rood kleurt.

Uitvouwen

Klik op een persoon om de onderliggende acties te zien:

• Per actie wordt de geplande inzet getoond
• Subacties worden ingesprongen weergegeven
• De som van alle acties vormt het totaal

Capaciteitsoverzicht per plan

Open Capaciteit in het planmenu voor het planspecifieke overzicht.

Filters

Filter	Beschrijving
Status	Toon alleen acties met bepaalde status
Toegewezen aan	Focus op specifieke personen
Actietype	Filter op hoofdacties of subacties

Sorteren

Klik op Sorteer op deadline om acties chronologisch te ordenen.

Resources (plangroep-niveau)

Op plangroep-niveau biedt de Resources weergave een overzicht van capaciteit en budget over meerdere plannen.

Beschikbare tabs

Tab	Beschrijving
Overzicht	Samenvattende metrics per plan
Budget	Financiële allocatie
Capaciteit	Inzetplanning

Metrics

Het overzicht toont per plan:

Kolom	Beschrijving
Toegewezen	Gealloceerde capaciteit
Gepland	Geplande inzet
Benodigd	Verwachte benodigde capaciteit
Beschikbaar	Resterende capaciteit
Actueel	Gerealiseerde inzet
Forecast	Verwachte eindstand

Hiërarchie

De resources-weergave toont een geneste boomstructuur:

• Klik op een rij om onderliggende plannen te bekijken
• Metrics aggregeren naar bovenliggende niveaus
• Klik door naar individuele plannen voor details

Rollen en toewijzing

Capaciteitsplanning werkt samen met plantoewijzingen:

1. Planrollen bepalen wie aan een plan werkt
2. Actietoewijzing bepaalt wie specifieke acties uitvoert
3. Capaciteitsregistratie bepaalt hoeveel inzet per persoon

Roltypen

Zie Rollen voor het configureren van planrollen in templates.

Best practices

Consistente eenheden

Kies één eenheid per plan of team:

• Gebruik overal uren voor korte taken
• Gebruik overal dagen voor projectwerk
• Mix niet, dit vertroebelt het overzicht

Realistische schattingen

• Houd rekening met overhead (vergaderingen, e-mail)
• Plan niet meer dan 6 productieve uren per dag
• Bouw buffer in voor onverwachte zaken

Regelmatige review

• Bekijk wekelijks het effort grid
• Identificeer overbelaste teamleden
• Herverdeel werk voordat deadlines in gevaar komen

Tips

Filter op jezelf

Zet "Alleen mijn acties" aan in het inzetoverzicht om je eigen werklast te zien.

Subacties voor detail

Splits grote acties in subacties met eigen capaciteit. Dit geeft nauwkeuriger inzicht in waar tijd naartoe gaat.

Combineer met tijdlijn

Gebruik de tijdlijn samen met capaciteitsplanning. De tijdlijn toont wanneer, capaciteit toont hoeveel.

Veelvoorkomende fouten

Capaciteit niet zichtbaar

Als het capaciteitsveld niet verschijnt bij acties:

• Controleer of capaciteit is ingeschakeld in de template
• Vraag een templatebeheerder om deze feature te activeren

Onjuiste totalen

Als de totalen niet kloppen:

• Controleer of alle acties een capaciteitswaarde hebben
• Check of de juiste personen zijn toegewezen
• Verifieer dat start- en einddatum correct zijn ingesteld

Geen wekelijkse spreiding

Capaciteit wordt gespreid over de actieperiode. Zonder start- en einddatum kan de spreiding niet berekend worden.

Zie ook

• Actie details - Capaciteit per actie instellen
• Actiedashboard - Organisatiebreed overzicht
• Tijdlijnen - Plannen in de tijd
• Rollen - Planrollen configureren